Le tri des papiers est un des défis d’organisation les plus difficiles parce qu’on craint parfois de se débarrasser de documents qu’on pense avoir à consulter plus tard. C’est une préoccupation légitime mais en réalité il est rare qu’on feuillette nos papiers antérieurs et la plupart des documents que nous gardons ne sont pas utiles après 1-2-3 ans. Aujourd’hui, on discute de la durée de conservation des papiers recommandée par le Gouvernement du Québec pour vous rassurer et éviter de les garder pour rien.

Avant de poursuivre, il est important de vous mentionner que ceci est vraiment un survol très large du sujet. Nous vous suggérons de vous référer à un professionnel en comptabilité ou en fiscalité pour des questions plus précises. Aussi, à noter que les lois et règlements varient d’une province, d’un état,  d’un pays à un autre donc informez-vous auprès de votre gouvernement pour des spécifications.

Nous sommes situées au Québec donc il est possible que certaines choses mentionnées s’appliquent ici uniquement.

Alors, une des premières choses à savoir est que peu importe où vous êtes situé dans le monde il y a certains documents très importants que nous vous suggérons de conserver à vie.

Voici des exemples :

– contrats de mariage, d’union civile ou d’union de fait

– jugements de séparation ou de divorce

– diplômes et certificats d’études

– testament

– actes de donation

– carnet de santé

– certificat de naissance

– certificat de décès d’un proche

On vous recommande fortement de conserver ces documents dans un coffre de sûreté qui protège contre l’eau et le feu.  Dans ce coffre, vous pourriez y ajouter les passeports aussi.

En ce qui concerne les autres papiers, de façon générale, vous devez conserver vos papiers les six dernières années PLUS l’année en cours, donc sept ans au total. Donc dans ces papiers sont inclus les rapports d’impôts et tous les documents s’y rapportant. Vous pouvez avoir une filière accordéon pour chacune de ces années ou tout simplement avoir un bac bien identifié par année si le volume de papiers est trop important.

Maintenant, pour les papiers de consommation régulière, soit les factures d’électricité, de téléphone/cellulaire, d’Internet, de soins de santé ou professionnels… la règle générale est entre 1 et 3 ans. Encore une fois, faites une recherche plus approfondie auprès de votre gouvernement pour plus de détails.

Ensuite, il reste les papiers à conserver tant et aussi longtemps que vous possédez un bien… que ce soit à titre de référence ou pour garantie.

Voici quelques exemples:

– bail,

– contrats d’achat d’une maison ou d’un terrain,

– contrats d’achat d’un véhicule ou d’une motocyclette,

– factures et certificats de garantie d’un appareil électrique ou audio,

– factures et certificats de garantie d’un appareil électroménager,

– factures et certificats de garantie d’un bien coûteux,

– factures et états de compte d’un bien payé avec une carte de crédit,

– factures de services ou de loisirs,

– factures de frais de scolarité,

– certificats de garantie spécifique (pneus, traitement antirouille, etc.),

– polices d’assurance-vie, polices contre l’incendie et le vol, polices de responsabilité civile (tant que les polices sont valides ou jusqu’au règlement d’une demande d’indemnisation),

– certificats de dépôt à terme, de régime enregistré d’épargne retraite, de placement ou d’obligation d’épargne;

Un conseil très important : pour détruire des documents personnels, il vaut mieux les déchiqueter que de simplement les jeter afin de préserver les données confidentielles et éviter de mauvaises surprises.

N’oubliez pas que ceci était un survol général. On voulait vous donner une idée générale de quoi garder et pour combien de temps pour éviter de vous encombrer de papiers. N’hésitez pas à consulter le site internet de votre gouvernement pour tous les détails spécifiques.

À bientôt!